Files actives

Je suis référent de parcours: j'ai accès aux seuls dossiers pour lesquels je suis référent de parcours actuel.

Je suis secrétaire (de pôle, de dispositif): j'ai accès à tous les dossiers relevant de la DTAS dont je dépends, indépendamment du fait qu'un accompagnement soit en cours ou non.

Je suis secrétaire de proximité (pour les structures externes): j'ai accès à tous les dossiers délégués à ma structure.

 

• Les dossiers bénéficiaires sont automatiquement déversés de Genesis dans Viesion, quotidiennement, dès lors qu’un référent de parcours est désigné sur Genesis.

C’est la règle qui conditionne l’ensemble des modalités de gestion de la file active décrites dans ce document.

• Le déversement sur Viesion s’interrompt lorsque le bénéficiaire n’a plus de référent de parcours désigné sur Genesis (fin d’accompagnement, suspension, etc…).
• Un référent n’a donc jamais d’entrée dans sa file active à saisir.

Pour rappel, est considéré comme date d’entrée dans la file active d’un référent (interne ou externe) la date de désignation du référent comme référent de parcours et non pas la date du 1^er entretien.

• Une fois le déversement d’un dossier interrompu, il reste dans son dernier état connu sur Viesion. Il appartient au référent de parcours, dernier en date, de le sortir de sa file active.

Aussi, les opérations liées aux sorties de files actives sont nécessairement réalisées via des moyens de communication extérieurs au logiciel (mail ou contact téléphonique), entre le secrétariat des DTAS et les référents.

Le logiciel Viesion introduit deux notions distinctes : la notion de dispositif et la notion de référent de parcours. L’outil Viesion est conçu pour gérer plusieurs dispositifs, le CD 07 n’en utilisera qu’un, qui s’appelle « accompagnement RSA».

Il prévoit que tout dossier bénéficiaire déversé de Genesis sur Viesion est inscrit automatiquement sur ce dispositif, dans l’état « entrée», et  dans le même temps que tout dossier déversé est automatiquement inscrit dans la file active du référent de parcours désigné.

L’inscription sur le dispositif équivaut l’inscription dans la file active, même si dans les faits le logiciel gère ces deux notions séparément.

Dans le dossier bénéficiaire, le nom du référent de parcours en charge de l’accompagnement est inscrit avec le libellé « Référent de parcours actuel ».  C’est ce qui conditionne l’accès par le référent aux seuls dossiers qui le concernent (référent désigné).

Dans l’immense majorité des cas, tous les dossiers bénéficiaires sont dans l’état « entrée » dans le dispositif.

Les principaux états d’un dossier sont :

« entrée » : le dossier est créé dans cet état et sauf passage en veille (voir ci-dessous) il reste définitivement sous ce statut même après sortie de la file active du référent. Le référent dispose en affichage de la date d’entrée dans sa file active ici. A ne pas confondre avec la date du 1^er accompagnement ici qui indique la date à laquelle le bénéficiaire a été accompagné dans le cadre du dispositif RSA pour la 1ère fois (par ce référent ou un autre).

« veille » : le dossier est en veille sur le dispositif : cela matérialise un état de la situation = le dossier de la personne bénéficiaire est maintenue dans la file active du référent, mais peut-être provisoirement « mis de côté » pour diverses raisons par le référent. Ces situations de mise en veille feront l’objet d’un travail avec les CDS Insertion afin de maintenir une harmonie de saisie

« sortie » : le dossier est sorti du dispositif. Le Département a fait le choix de gestion suivant : tous les dossiers bénéficiaires restent inscrits sur le dispositif, la saisie d’une sortie n’est pas utilisée, ni par les référents, ni par les secrétariats DTAS, ni automatiquement. Sera gérée uniquement la sortie de la file active (voir § « sortie »). Ainsi, il est à préciser que la notion de « sortie » n’est pas à rapprocher de celle de fin d’accompagnement.

Aussi, au vu des règles de gestion énoncées ci-dessus, un référent qui se connecte ne doit voir sur Viesion que des dossiers « entrée » ou « veille ». Le secrétariat DTAS voit tous les dossiers.

La règle Genesis -> Viesion : Genesis ne déverse sur Viesion que les dossiers de personnes bénéficiaires ayant un référent de parcours actif. En cas d’écart, la vérité des files actives est sur Genesis.

En conséquence de cette règle:

• Si un référent saisit une sortie de file active sur un dossier Viesion sans confirmation préalable par le secrétariat DTAS de la fin d’accompagnement, il crée un décalage entre sa file active (gérée sur Viesion) et la file active réelle.
• De la même façon, un référent qui oublie de réaliser une sortie de file active créée un décalage et augmente artificiellement le nombre de bénéficiaires dans sa file active.
• La sortie d’un dossier doit donc systématiquement être précédée soit d’une demande directe adressée par le secrétariat DTAS, soit d’une information de sortie au secrétariat DTAS qui doit être confirmée
• Lorsqu’une fin d’accompagnement est saisie sur Genesis, le dossier n’est plus déversé sur Viesion. Il reste donc dans la file active du référent jusqu’à ce que celui-ci effectue la sortie de sa file active. La sortie de la file active n’est jamais automatique. Le référent en est responsable.

A noter que les mises en veille ne sont pas affectées par ces règles de déversement, puisque la veille est un état sur le dispositif.

Le changement de référent de parcours s’effectue normalement depuis Genesis : le déversement quotidien Genesis -> Viesion met à jour Viesion dans les 24 heures. Il s’effectue sur Genesis soit pour des besoins liés à la vie du dossier bénéficiaire, soit pour des transferts de files actives totales (départ d’un référent, changement de marché, etc, absence longue du référent)

Il reste possible, sur Viesion, de donner accès au dossier à un autre référent : cette fonction pourra être utilisée pour des remplacements entre référents, immédiats et urgents.

Dans le menu bénéficiaire, utiliser à droite le menu « référents », ou figure l’historique des référents de parcours. La partie droite présente une action « nouveau référent », à utiliser dans ce contexte.

Reportez vous au guide de saisie qui détaille les conventions de saisie à respecter.

La sortie de la file active est à saisir par le référent dans tous les cas où le bénéficiaire sort du dispositif RSA: dès que la secrétariat DTAS a indiqué que l'accompagnement est clos sur Genesis, le déversement du dossier sur Viesion s'interrompt. Le dossier reste accessible par le référent qui indiquera la date de sortie effective = date à laquelle il n'aura plus accès au dossier (ce qui lui laisse le temps d'archiver des documents dans la base documentaire, remplir le questionnaire FSE le cas échéant, etc...). Nb: La caractéristique "date actualisation du dossier" dans le dossier bénéficiaire ne bouge plus.

Cette disposition ne s'applique pas dans le cas d'une réorientation (= changement de référent de parcours): le bénéficiaire du RSA reste dans le dispositif, c'est le nom du référent qui change; lorsque cette opération est saisie dans Genesis par le secrétariat DTAS, le déversement du dossier se poursuit et le nom du réferent de parcours est modifié. En conséquence, le dossier Viesion sort immédiatement de la file active de l'ancien référent et entre dans le même temps dans la file active du nouveau référent. L'ancien référent n'a donc pas de sortie de la file active à gérer.

Les entrées sur le dispositif = les entrées dans la file active uniquement pour les dossiers nouveaux (nouveaux bénéficiaires du RSA). Si un dossier était déjà sur Viesion et revient dans le RSA après en être sorti une première fois, il ne ré-entre pas sur le dispositif au sens de Viesion puisqu'il n'en est jamais sorti, il était juste sortie d'une file active.

Il ne faut donc pas utiliser le widget "entrées accompagnement", mais utiliser le menu infocentre/générateur de rapports, puis "File active DTAS xxx référent".

Après sortie d'un dossier par le référent, celui ci n'y a plus accès.

Le dossier n'est pas supprimé: ceux qui conservent l'accès peuvent observer qu'est indiqué "dernier référent de parcours" alors que lorsque l'accompagnement est actif est indiqué "référent de parcours actuel" en haut à droite du dossier bénéficiaire.
La DTAS est toujours référent d'étape, que l'accompagnement soit en cours ou terminé. Sur Viesion, les dossiers ne disparaissent pas: ils sortent de la file active des référents (qui n'y ont plus accès) mais restent accessibles par les secrétariats (de dispositif et de pole).